Los encargados de organizar los viajes escolares de los alumnos suelen ser los profesores y profesoras de su centro escolar. En cada país hay que tener en cuenta la legislación que regula este tipo de actividades complementarias a la programación escolar. Cualquier menor que vaya a salir de su país sin ir acompañado/a de sus progenitores, tendrá que contar con una autorización firmada por los mismos, cuya forma y contenido variará según el país de origen. En el caso de los ciudadanos de la UE, será conveniente que cuenten igualmente con la Tarjeta Sanitaria Europea, aunque Etheria Trips cuenta con un seguro médico, de accidentes y de responsabilidad civil.
Por nuestra parte, en Etheria Trips cumplimos con las leyes que rigen este tipo de viajes en cada Comunidad Autónoma. Entre los diferentes aspectos que se regulan, consta la ratio de monitores/as necesarias según el número de participantes.
Aparte de esto, el/la encargado/a de organizar el viaje escolar a España, tendrá que contactar con la agencia organizadora de viajes y comunicarle, si puede ser, las fechas, el destino, el número de participantes y el presupuesto estimado por participante. Así, la agencia podrá elaborar un presupuesto de viaje educativo adaptado a sus necesidades. Una vez aceptado el presupuesto por parte del centro escolar, los/as participantes deberán rellenar la ficha de inscripción y pagar la reserva, cuya cuantía variará según precio total del viaje. Desde Etheria Trips haremos llegar al organizador/a las hojas informativas y normativa interna del viaje para que los padres y las madres puedan estar al corriente de todos los detalles. Después, en la fecha acordada con el colegio, se pagarán las siguientes cuotas hasta completar la cuantía total.
Una vez que los participantes lleguen a España, nuestro equipo de monitores y monitoras se hará cargo del grupo por completo: se encargarán de amenizar el viaje, de controlar horarios y cumplimiento de las normas, de coordinarse con los proveedores locales para la organización de las diferentes actividades contratadas y de gestionar los medios de transporte que se vayan a utilizar durante la estancia. Asimismo, harán frente a cualquier imprevisto que pueda surgir, para que no se nos escape ningún detalle.
